程序:
Daily Deposit of 现金 Receipts: 现金, 检查, 大学任何部门收到的银行卡收据，总额超过100美元，必须每天完好无损地存放在出纳办公室. If the receipts total less than $100, 它们必须在收到之日起三个工作日内完整地存放在出纳处. Deposits are to be hand delivered; no cash, 支票或银行卡收据应通过部门间邮件发送. 现金收据不得用于零用现金支出或兑现支票.
For unusually large amounts of cash, 或者当一个部门确定相对于某一特定存款存在更大的安全需求时, 应联系韦德体育app官网警察局(OUPD). 一名值班的警察将陪同被指派的员工到出纳处进行存款. 然而, 警务人员不会实际占有任何存款或负责实际交付或存款.
Checks Received: Checks should be made payable to Oakland University; 检查 payable to an individual or an organization other than Oakland University should be endorsed by the payee "Pay to the Order of Oakland University". 所有支票在收到后应立即用出纳处提供的背书章背书. 如果没有签注章, the endorsement, which should be typewritten, should read "For deposit to the account of Oakland University .“旅行支票、本票和汇票应同普通支票一样对待.
Bankcard Processing: 希望接受银行卡付款的部门将购买, and have installed, all required equipment. 该部门还同意支付银行收取的费用(“折扣费”)，以获得接受银行卡的能力. 院系将根据现行的大学银行合同收取折扣费用，并根据具体的处理方式(出示卡/亲自)收取折扣费用, telephone authorization allowed, 等.). 不按照已签订的合同处理银行卡交易可能导致银行收取的费用增加. 折扣费用按月以日记帐凭证的形式记入部门. 商家号码和/或银行卡处理信息可以通过联系财务援助会计经理获得 & 现金ier’s Office. 看到 OU美联社&p# 212银行卡信息安全要求 (pending), for required guidelines.
Security of 现金 Receipts: 确保现金收据的安全是本部门的责任. 现金收据必须始终保存在一个上锁、安全的地方. Information on the types of Deposit Bags, 海豹, 存放箱和抽屉可以在我们的首选供应供应商的目录中找到. 如需安全措施方面的协助，请与学生商务服务部经理联系.
如发现现金收据遗失或遗失, 该部门有责任立即将此情况报告给开发开发部和内部审计部门.
Separate Bank Accounts Prohibited: 所有大学的款项必须通过出纳办公室存入. 任何官方或半官方部门或活动在任何情况下都不得单独开立银行账户. 通过出纳处进行存款是必要的，以便对现金的处理进行充分的控制，并允许大学在匹配现金支出和收入方面具有最大的灵活性.
In-Person Deposits: 出纳处会给存款人一份电脑生成的收据和一份底部印有收据号码的存款单. 按金表副本的派发方式如下: - 白色——由出纳办公室保留.
- 粉红色-如果存款中包含银行卡，则由出纳办公室保留, 否则退回寄存部门.
- 黄色-与电脑生成收据一起由存款部保留
原始付款存款单按数字顺序归档.
Drop-Off of Departmental Deposits: Deposits are to be hand delivered; no cash, 支票或银行卡收据应通过部门间邮件发送. 获特别许可的部门存款人，必须将存款存放于上锁的存款袋或经批准的防篡改一次性存款袋内. 该部门有责任自费购买这些袋子. 部门如欲退回押金，须向财务总监办公室提出书面申请，以供审查. If the request is approved, 该部门必须与财政援助会计经理一起审查并签署部门存款交付证明(见附录a) & 现金ier’s Office.
放弃的存款将在一个工作日内处理，并将在两个工作日内出现在资金分类账中. 该部门将不会收到押金收据. 部门有责任审查其资金分类账以确认存款活动.
If a deposit is dropped off, 本部门同意对出纳处在处理存款时遇到的差异承担责任. 出纳处将通知部门发现任何不符之处. 付款存款单上记录的金额与现金金额之间的差额, 由出纳清点的支票和银行卡收据将在付款存款单上进行调整. 经常出示有差异的付款存款单的部门可能会失去扣款的能力.
Triplicate Receipts Books: 三份收据在出纳处购买，使用由账户负责人签署的部门间收费单(IDC). The IDC must have the Fund number, the number of books (limited to 10), 的日期, the department name, 以及取书人的签名(可与授权IDC的人的签名不同). 学生员工不允许领取部门的三份收据. 各部门在被允许购买额外的书籍之前，必须将所有以前购买的“三份收据”归还出纳办公室.
Every six months, 后续通知将发给各部门，说明所有已签收但未归还的收据. 报告和求职信将寄给部门主管. 如果从第一次通知开始没有收到回应, 如果没有收到回复，将向部门主管发送提醒通知, 下一个通知将抄送内部审计部和他们部门的副总裁. 如果第二次提醒没有回应, 在两次尝试后，将向该部门发送一封信，说明没有收到回应, 这封信和之前所有信件的副本已经发给了内部审计部门和他们部门的副总裁.
现金收入及部门资金分类账: 现金收入按付款方式(现金)的详细情况显示在部门分类账中, 检查, 以及银行卡)和每天的现金收据号码. 现金收据编号位于分类帐交易的DocRef字段中.
Preparation of Deposit Form: 韦德体育app官网付款/存款收据表(见附录B), in Triplicate, 所有的存款必须随附到出纳处. 此表格可于大学印刷厂购买，填写方法如下: - 日期: 说明部门实际收到资金的日期.
- 收到: 注明汇出款项的个人或公司名称. If there is more than one remitter, 把名字写在收据的背面，或者另附一份清单.
- Student Number: If applicable, indicate.
- 沉积的: 注明带存款到出纳处的人员姓名.
- Department Name: 注明收到资金并将其存入出纳处的部门名称.
- 目的: Identify the nature of the deposit, e.g.、“门票收据”、“停车收入，7号车位”、“预编号收据203-237”等.，并提供存款部门所需的尽可能多的细节，以备将来参考.
- Account codes to be credited: 通过在存款单上注明，款项可以存入不同的基金和账户. 存入普通基金时要遵循的特殊规则见下文. 每笔金额必须列出基金编号和帐户代码. 对于所有收据，帐户代码的第一个字符必须是“X”，除非你使用:
- 1101 Accounts Receivable
- 1401 Accounts Receivable – Grants & Contracts – Billed
- 2016 Sales Tax Payable
- 2201递延收入与非普通基金基金
Deposits into General Funds: 各部门可按以下规则存入普通基金: - 以155xx起头的普通基金可接受任何X账户的存款.
- Deposits into 任何 一般基金使用下列费用消减帐户:
- X001 Expense Abatement
- X101 Expense Abatement-Equipment
- X201 Expense Abatement-Travel
- X301 Expense Abatement-Telephone
- 存入普通基金10201 - 10206，使用以下X个账户:
- X090 Other/External
- X110 Federal Loan Adm Cost Recovery
- X125 Fees-Application
- X128 Fees-Applied Music
- X134 Fees-Course fees
- X137 Fees-Diploma Reissue
- X155 Fees-毕业
- X158 Fees-Late Penalty Fee 1.5%
- X161 Fees-NDSL Loan Late Charges
- X164 Fees-Orientation
- X167 Fees-Physical Therapy Lab
- X170 Fees-Reapplication-Grad
- X173 Fees-Reapplication-Undergrad
- X188 Fees-Late Registration Fees
- X200 Fees-Teacher Ed/Grad
- X203 Fees-Teacher Ed/Undergrad
- X206 Fees-Transcript
- X209 Indirect Cost Recovery
- X212 State Appropriations
- X215 Tuition-Fall
- X218 Tuition-Miscellaneous
- X221 Tuition-Spring
- X224 Tuition—Summer
- X227 Tuition-Winter
- For departmental deposits only: 组成存款的款项必须与帐户代码贷记部分的总额一致. 现金面额金额应以适当的方块标示. 所有支票金额应单独列在付款/存款收据或随附的总额清单上.
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